Điểm đến

Kinh nghiệm xử lý các tình huống xảy ra khi tổ chức sự kiện

Không ai mong muốn nhưng những sự cố bất ngờ có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện. Nếu không có kinh nghiệm tổ chức, xử lý các tình huống nhiều doanh nghiệp sẽ lúng túng dẫn đến khủng hoảng. Vì vậy điều đầu tiên khi những sự cố xảy ra đó chính là giữ được bình tĩnh và tìm cách giải quyết vấn đề.

Kinh nghiệm xử lý các tình huống xảy ra khi tổ chức sự kiện

Khách đến check in quá sớm hay lưu lại quá trễ sau khi kết thúc sự kiện

- Mặc dù thông tin luôn được thể hiện đầy đủ trên thư mời và các ấn phẩm truyền thông cho sự kiện. Thỉnh thoảng vẫn xảy ra trường hợp khách mời đến quá sớm so với giờ tổ chức. Trong trường hợp này, nếu trong khuôn khổ sự kiện có các khu vực tham quan, trải nghiệm, nhà tổ chức cần linh động hướng dẫn khách đến các khu vực này và thông báo cho khách mời thời gian bắt đầu check-in sự kiện. Nếu không có các khu vực tham quan, đơn vị tổ chức nên linh động chuẩn bị chỗ ngồi và các tài liệu tham khảo cho khách mời. - Một tình huống khác cũng thường gặp tại các sự kiện là khách tham dự còn “lưu luyến” ở lại dù đã đến thời gian kết thúc. Lúc này bộ phận tổ chức nên chủ động thông báo về thời gian khi sắp kết thúc chương trình. Đồng thời, nhẹ nhàng nhắc nhở khách bằng cử chỉ lịch sự và tinh tế.

"Khách không mời mà đến"

Khó lòng tránh được khả năng gặp phải một vài vị khách không trong danh sách mời vì họ là người quen của khách được mời chính thức. Hay đôi khi là các phóng viên truyền thông, báo chí. Cũng có thể là đối thủ cạnh tranh. Dù họ là ai thì cũng nên tiếp đón ân cần và lịch sự. Nếu tên khách mời không có trong danh sách thì cũng đừng bối rối, hãy xin lại thông tin của vị khách và đối chiếu lại sau sự kiện.

Khách mời uống quá chén

Đây là điều rất thường xảy ra, đặc biệt trong các bữa tiệc như gala dinner, year end party,….Để giải quyết những trường hợp quá chén trong buổi tiệc, nên chủ động nhắc nhở bộ phận tiếp rượu và quầy bar chỉ cung cấp vừa đủ lượng thức uống có cồn. Nếu vị khách nào đề nghị thêm thì nhân viên tiếp đồ uống sẽ khéo léo mời dùng nước trái cây, cà phê hoặc nước suối. Trường hợp ai đó bị say hay quá mệt, bạn nên chủ động gọi taxi hoặc cho nhân viên chở khách về.

Khách mời cố tính gây hấn trong khi tổ chức sự kiện

- Thỉnh thoảng vẫn sẽ có những trường hợp khách mời gây ra rắc rối gây nên náo loạn. Trong trường hợp này, người quản lý sự kiện trước hết cần giữ bình tĩnh và nhận diện được người đang muốn gây rối tại sự kiện. Đừng quá căng thẳng và cứng nhắc trong khi xử lý, bạn có thể nhẹ nhàng mời vị khách đó đến một khu vực thuận tiện cho việc trò chuyện và khéo léo tìm hiểu nguyên nhân.

Nguồn Thành Công