Hồ Chí Minh
Icon Locate
Hồ Chí Minh

Các bước tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp

Tour sự kiện - Họp báo là một loại hình sự kiện được sử dụng cho mục đích quảng cáo chẳng hạn như ra mắt sản phẩm mới. Họp báo giúp doanh nghiệp tiếp cận được tất cả các phương tiện truyền thông cùng một lúc đồng thời tạo sự háo hức chờ đợi của người quan tâm.

Các bước tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp bao gồm:

1. Tạo nên một câu chuyện
Không phải mọi thông báo quan trọng hoặc sự kiện đều đòi hỏi cần phải có buổi họp báo riêng. Các cuộc họp báo yêu cầu các nhà báo phải đi tới sự kiện và dành thời gian để đưa tin về nó. Vì thế, các cuộc họp báo chỉ nên tổ chức khi câu chuyện hấp dẫn và đáng tin. Để câu chuyện có giá trị thời sự, câu chuyện phải đáp ứng ít nhất một trong những yêu cầu dưới đây:
  • Thời gian – Sự kiện có diễn ra bây giờ không
  • Tầm quan trọng – Tầm ảnh hưởng tới mọi người, đặc biệt đến đối tượng mục tiêu
  • Địa điểm – Xảy ra ở đâu
  • Sự quan tâm – Tình cảm như đối với vật nuôi không chủ, hoặc trẻ em bị ung thư
  • Địa điểm ấn tượng – Làm tăng thêm sự hấp dẫn cho câu chuyện
  • Người liên quan – Những người cụ thể đưa ra tuyên bố và trả lời câu hỏi đang được quan tâm
  • Cơ hội phỏng vấn cá nhân với những người liên quan
2. Chọn thời gian và địa điểm
Các nhà báo làm việc theo lịch trình chặt chẽ. Nếu bạn tổ chức cuộc họp báo quá gần với thời điểm phóng viên đang đi tác nghiệp, họ sẽ không thể tham dự. Điều quan trọng, nghiên cứu thời gian biểu của những phóng viên và lập kế hoạch cho phù hợp. Tránh các ngày như thứ hai và thứ sáu, vì đó là những thời điểm bận rộn nhất của những nhà báo. Địa điểm họp báo cũng quan trọng không kém đối với việc thu hút các nhà báo và phục vụ nhu cầu đưa tin của họ. Các cuộc họp báo tại chỗ có thể tích hợp thêm các bối cảnh ấn tượng, trực quan thú vị. Ví dụ, nếu công ty đang quyên góp tiền để làm sạch một con sông ở địa phương, công ty đó có thể tổ chức cuộc họp báo tại một danh lam thắng cảnh bên cạnh dòng nước nên thơ. Nhiều địa điểm có thể gây khó khăn cho việc đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và phương tiện hậu cần. Những tiêu chí để chọn địa điểm:
  • Đủ chỗ đậu xe cho những người quan trọng, giới truyền thông, bao gồm chỗ cho xe tải TV lớn.
  • Sân khấu có sẵn, bục trình bày và các thiết bị kỹ thuật cơ bản.
  • Đủ chỗ cắm điện để cắm các thiết bị kỹ thuật.
  • Không gian rộng rãi cho máy quay hoạt động.
  • Để đáp ứng các nhu cầu này, đôi khi tổ chức họp báo trong các phòng họp chuyên dụng, trụ sở của tổ chức, khách sạn hoặc trong câu lạc bộ báo chí địa phương sẽ là lựa chọn tốt nhất.
3. Thư mời họp báo
Các nhà báo thường được chỉ định một chủ đề hoặc khu vực hoạt động cụ thể để đưa tin. Thu hẹp danh sách nhà báo bằng cách nghiên cứu về những nhà báo quan tâm đến tin tức về chủ đề sự kiện của bạn hoặc thương hiệu của bạn. Sau đó, hãy đưa ra một thông cáo báo chí. Thông cáo báo chí nên giải thích tin tức hoặc thông báo mà không kể ra toàn bộ câu chuyện. Thông cáo báo chí cũng nên liệt kê những người phát ngôn chính lại sự kiện và sự sẵn sàng của họ cho các cuộc phỏng vấn trực tiếp sau đó. Ngắn hơn thông cáo báo chí, thư mời truyền thông có chức năng như một lời mời, nêu chi tiết ngày giờ, địa điểm và các thông tin hậu cần khác cho người tham dự. Thông cáo báo chí và thư mời truyền thông có thể được gửi bằng email hoặc fax, tùy thuộc vào xu hướng của nhà báo. Cả hai nên được gửi đi ít nhất một tuần trước họp báo, đồng thời gọi nhắc nhở hoặc gửi email cho nhà báo một ngày trước sự kiện.
4. Kế hoạch tổ chức họp báo
Các cuộc họp báo cần người điều phối để giới thiệu diễn giả và điều hành phiên Q&A. Chọn diễn giả cẩn thận: các chuyên gia nên được đào tạo bài bản về cách làm việc với giới truyền thông. Dưới đây là một số mẹo để phát biểu trong cuộc họp báo:
  • Các tuyên bố phải kéo dài 10 phút hoặc ít hơn và được xây dựng xung quanh các điểm thảo luận chính.
  • Chuẩn bị những câu trả lời ngắn gọn, rõ ràng cho những câu hỏi mong đợi.
  • Hạn chế họp báo với 2 diễn giả để thông điệp không bị rối
  • Cân nhắc sử dụng các công cụ hỗ trợ trực quan như tấm áp phích hoặc bản trình bày đa phương tiện để làm cho thông điệp rõ ràng hơn.
  • Diễn tập các câu trả lời chuẩn bị sẵn cho những câu hỏi mong đợi trước camera để phần trả lời được lưu loát.
 5. Chuẩn bị tài liệu báo chí
Cung cấp cho nhà báo các thông tin thích hợp bổ sung trong bộ tài liệu báo chí, bao gồm:
  • Một bản tóm tắt câu chuyện, các sự kiện quan trọng, những phần chính của sự kiện.
  • Tờ thông tin bản sao của các đồ thị, biểu đồ được trình bày trong cuộc họp báo.
  • Thông tin liên hệ để theo dõi và yêu cầu phỏng vấn.

Theo Thanh Chi

0 bình luận


0974 151 245