Hội thảo khoa học là một sự kiện mang tính chuyên môn cao và đòi hỏi người tổ chức phải chuẩn bị chu đáo. Để
tổ chức sự kiện hội thảo khoa học thành công chúng ta cần chuẩn bị những gì?
Chọn địa điểm phù hợp
Việc đầu tiên khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện hội thảo khoa học chính là dựa vào quy mô lớn hay nhỏ mà lựa chọn địa điểm tổ chức trong nhà hay ngoài trời cho phù hợp. Tiếp đến là dựa vào tính chất của hội thảo, với những hội thảo chuyên nghiệp, có khách mời quý thì cần chọn những địa điểm tổ chức có hình thức đẹp mắt và cao cấp. Ngược lại những sự kiện không quá nghiêm ngặt về hình thức thì có thể chọn những địa điểm vừa tầm, hợp chi phí. Bên cạnh đó khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo cũng cần quan tâm đến khả năng cung cấp thiết bị sự kiện có đáp ứng với nhu cầu mà bạn cần sử dụng hay không.
Trang trí không gian hội thảo
Tùy vào tính chất của hội thảo khoa học mà có cách trang trí không gian phù hợp với chủ đề của sự kiện. Khi trang trí cần bám sát với nội dung của chương trình, tuy nhiên bất kỳ sự kiện hội thảo nào cũng cần phải có bạt, phông, bìa trang trí thể hiện rõ chủ đề cuộc hội thảo, đơn vị tổ chức và các hình ảnh minh hoạ theo kèm. Sự kiện hội thảo khoa học mang tính chuyên môn nên cần trang trí không gian thuận tiện, trang trọng, chuyên nghiệp, tránh rườm rà...
Xác định khách mời tham dự
Tùy vào mục đích của hội thảo mà xác định đối tượng khách mời khác nhau. Một buổi hội thảo sẽ xoay quanh một số vấn đề nhất định. Vì thế song song với việc xây dựng nội dung thì ban tổ chức cần xác định rõ rệt đối tượng, mục tiêu của buổi hội thảo. Đối tượng mà bạn muốn hướng đến là những ai, họ có nghề nghiệp, độ tuổi ra sao, sở yêu thích, nhu cầu, địa vị….ra sao. Từ đó lên danh sách khách mời phù hợp để tăng khả năng thành công cho sự kiện hội thảo khoa học.
Lên kịch bản hội thảo
Bất kể chương trình, sự kiện nào cũng cần có ý tưởng, kịch bản để mọi việc được diễn ra trơn tru, đồng nhất. Cũng tùy vào tính chất của từng hội thảo khoa học mà lên nội dung, kịch bản sao cho phù hợp.