Hướng dẫn điền tờ khai nhập cảnh Trung Quốc chi tiết từ A-Z

Trung Quốc là một trong những quốc gia có hệ thống quản lý xuất nhập cảnh vô cùng nghiêm ngặt, vì thế cho nên dù bạn đi du lịch Trung Quốc, công tác hay quá cảnh thì việc hiểu và thực hiện đúng các thủ tục nhập cảnh là điều cực kỳ quan trọng. Và một trong những bước đầu tiên mà bạn không thể bỏ qua khi đặt chân tới Trung Quốc đó chính là điền tờ khai nhập cảnh Trung Quốc. Nếu Bạn chưa biết làm thế nào để khai báo đúng cách, nhanh chóng và chính xác? Thì hãy cùng Top Ten Travel tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

I. Tờ khai nhập cảnh Trung Quốc là gì?

Tờ khai nhập cảnh Trung Quốc hay còn được gọi với tên quốc tế là Inbound Passenger Card, đây là một biểu mẫu do cơ quan xuất nhập cảnh phát hành nhằm thu thập thông tin cơ bản về hành khách quốc tế khi nhập cảnh vào Trung Quốc. Mọi công dân nước ngoài, bao gồm cả người đi du lịch, công tác, du học, thăm thân hay quá cảnh đều bắt buộc phải hoàn thành mẫu này.

Việc điền vào tờ khai nhập cảnh là thông tin quan trọng do chính bản thân bạn cung cấp cho cơ quan chức năng quản lý lộ trình di chuyển, xác minh tính hợp pháp của visa Trung Quốc, đồng thời hỗ trợ kiểm soát an toàn y tế và an ninh biên giới. Hiện nay, tờ khai có thể được điền thủ công trên mẫu giấy phát tại sân bay hoặc điền online trước qua ứng dụng chính thức của Cục Xuất Nhập Cảnh Trung Quốc.

II. Những thông tin cần chuẩn bị trước khi khai báo nhập cảnh

Việc chuẩn bị trước khi điền tờ khai nhập cảnh không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn hạn chế tối đa những sai sót có thể ảnh hưởng đến quá trình làm thủ tục tại cửa khẩu. Nhiều hành khách, đặc biệt là người lần đầu đến Trung Quốc, thường gặp lúng túng vì không biết cần mang theo những gì hoặc khai những thông tin nào. Dưới đây là danh sách chi tiết những nội dung bạn nên chuẩn bị sẵn:

Hộ chiếu: Đảm bảo còn hạn ít nhất 6 tháng tính từ ngày nhập cảnh, kiểm tra kỹ số hộ chiếu và thông tin cá nhân.

Thông tin chuyến bay: Ghi nhớ số hiệu chuyến bay, hãng hàng không, ngày và giờ đến Trung Quốc.

Loại visa và số visa: Nếu đã có visa Trung Quốc, bạn cần nắm rõ loại (L – du lịch, M – công tác...) và số visa in trên hộ chiếu. Nếu là Visa Đoàn Trung Quốc thì Bạn có thể liên hệ hướng dẫn viên để được hướng dẫn.

Địa chỉ lưu trú tại Trung Quốc: Tên khách sạn, địa chỉ cụ thể, mã vùng hoặc số điện thoại liên hệ tại nơi ở. Nếu ở nhà người thân, cần cung cấp thông tin người bảo lãnh.

Số điện thoại liên lạc: Cung cấp số điện thoại bạn sử dụng trong thời gian lưu trú hoặc ít nhất là số ở Việt Nam để hải quan có thể liên lạc nếu cần.

Mục đích nhập cảnh: Cần xác định rõ lý do nhập cảnh như du lịch, công tác, học tập, quá cảnh, điều trị y tế... Việc chọn đúng mục đích sẽ giúp bạn tránh bị đặt câu hỏi tại quầy hải quan.

Việc chuẩn bị kỹ những thông tin trên không chỉ giúp bạn rút ngắn thời gian chờ đợi mà còn tạo ấn tượng tốt với nhân viên kiểm soát biên giới. Trong nhiều trường hợp, khai báo đầy đủ còn giúp bạn dễ dàng giải trình nếu bị chọn kiểm tra ngẫu nhiên hoặc có sự không khớp giữa thông tin visa và hành trình thực tế.

III. Hướng dẫn chi tiết khai báo nhập cảnh Trung Quốc

Việc khai báo nhập cảnh Trung Quốc hiện nay đã linh hoạt hơn rất nhiều so với trước đây. Tùy vào thói quen, điều kiện công nghệ và sự chuẩn bị của mỗi người mà bạn có thể lựa chọn giữa hai hình thức: Khai báo bằng tờ giấy truyền thống hoặc khai báo điện tử thông qua ứng dụng WeChat. Mỗi hình thức có ưu và nhược điểm riêng, tuy nhiên, điều quan trọng là bạn cần đảm bảo mọi thông tin cá nhân được kê khai chính xác, đầy đủ và trung thực.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng hình thức để bạn dễ dàng lựa chọn và thực hiện phù hợp với hoàn cảnh cụ thể:

1. Khai báo bằng tờ khai truyền thống (bản giấy)

Đây là hình thức phổ biến nhất và vẫn được nhiều khách du lịch Trung Quốc lựa chọn, đặc biệt phù hợp với những ai không quen sử dụng thiết bị điện tử, không có kết nối internet ổn định tại sân bay, hoặc đơn giản là muốn chủ động kiểm soát thông tin trên giấy tờ cứng. Ngoài ra, trong thực tế, không phải sân bay nào tại Trung Quốc cũng có hệ thống hỗ trợ khai báo điện tử nhanh chóng, có nhiều sân bay vẫn yêu cầu hành khách xuất trình bản khai giấy khi làm thủ tục.

Hiện nay, trong một số các chuyến bay quốc tế đến Trung Quốc, tiếp viên thường sẽ phát tờ khai này ngay trên máy bay giúp bạn có đủ thời gian để chuẩn bị trước khi máy bay hạ cánh, giúp quá trình nhập cảnh trở nên nhanh chóng hơn.

Sau đây là quy trình chi tiết cho việc khai báo bằng tờ khai truyền thống mà Bạn nhất định phải trải qua.

Bước 1: Lấy tờ khai

Nhận từ tiếp viên trên máy bay trước khi hạ cánh

Hoặc lấy tại khu vực kiểm tra hộ chiếu ở sân bay

Bước 2: Tiến hành điền các thông tin cần thiết trên tờ khai

Họ (Surname): Viết in hoa, theo đúng hộ chiếu, ví dụ NGUYEN

Tên riêng (Given names): Viết in hoa, theo đúng hộ chiếu, ví dụ VAN A

Ngày sinh (Date of birth): Điền ngày sinh theo định dạng DD/MM/YYYY, ví dụ như 01/12/1992

Số hộ chiếu (Passport no): Nhập chính xác như trong passport, bao gồm 1 chữ cái đầu và 7 chữ số tiếp theo, ví dụ như C1234567

Số hiệu chuyến bay (Arrival flight no/ train no / Vessel name): Ví dụ như VN502, Nếu không nhớ Bạn có thể hỏi hướng dẫn viên hoặc tiếp viên máy bay

Số điện thoại (Personal phone no): Điền số điện thoại cá nhân của bạn, thêm mã quốc tế ở trước và bỏ số 0 đằng trước, ví dụ 0974454328 chuyển thành +84974454328

Các thành phố dự định ghé thăm ở Trung Quốc (Cities Intended to visit in China): Bạn có thể dựa trên hành trình tour để điền vào tờ khai (VD: Bắc Kinh – Thượng Hải – Hàng Châu)

Địa chỉ lưu trú hoặc tên khách sạn, địa chỉ cụ thể (Detailed address or hotel name while in China, City): Nhập đầy đủ tên khách sạn, nếu Bạn đi theo tour, hãy liên hệ hướng dẫn viên để được hỗ trợ thông tin khách sạn

Giới tính (Sex): Tích vào ô phù hợp,  Male (Nam) hoặc Female (Nữ)

Quốc tịch (Nationality): Viết in hoa, theo đúng hộ chiếu “VIỆT NAM”

Tên tiếng Trung (nếu có) – Chinese name (if there is one): Mục này bạn không bắt buộc phải điền

Số thị thực (Visa no): Lấy từ visa dán trong hộ chiếu, nếu sử dụng visa đoàn thì hãy liên hệ hướng dẫn viên để được hỗ trợ. Lưu ý: Nếu Bạn thuộc 1 trong những trường hợp được miễn thị thực Trung Quốc thì hãy tích vào ô “VISA-FREE”.

Mục đích của chuyến đi (Purpose of this trip): Có rất nhiều ô để bạn tích vào, tùy vào mục đích của từng cá nhân, mà Bạn cần tích đúng vào các ô thông tin có trong tờ khai như sau:

• Diplomacy – Ngoại giao
• Employment – Làm việc, xuất khẩu lao động
• Visiting relatives – Thăm thân
• Visiting Business – Công tác , công việc kinh doanh
• Study – Du học
• Transit - Quá cảnh
• Permanent residence – Thường trú
• Tourism – Du lịch
• Others – Lý do khác

Ngoài các thông tin quan trọng ở mặt trước, Bạn cũng cần trả lời thêm phần câu hỏi (Questions) quan trọng ở mặt sau như:

Câu hỏi 1: Bạn đã đặt vé cho chuyến khởi hành của mình chưa? Nếu có, vui lòng ghi lại thông tin khởi hành của bạn - Have you booked the ticket for your departure? If yes, please write down your departure information.

=> Cách trả lời: Tích chọn Yes, nhập thông tin chuyến bay về Việt Nam của bạn theo 2 mục

Date of departure: Ngày xuất cảnh, theo định dạng năm/tháng/ngày, ví dụ 2025/01/20

Departure Flight No / Train No / Vessel Name: điền số hiệu chuyến bay xuất cảnh

Câu hỏi 2: Bạn có đơn vị tiếp nhận hoặc liên lạc nào ở Trung Quốc không? Nếu có, vui lòng ghi lại thông tin liên lạc này - Do you have any reception unit or contacts in China? If yes, please write down thi contact information

=> Cách trả lời: Điền tên của bạn hoặc tên khách sạn bạn ở vào mục Name, sau đó nếu bạn có mua sim du lịch Trung Quốc thì hãy điền số điện thoại Trung Quốc của bạn hoặc số điện thoại của khách sạn vào mục Address and Contact No.

Câu hỏi 3: Bạn đã từng đến những quốc gia và khu vực nào trong 2 năm qua? – Which countries and regions have your ever been to in the past two years

=> Cách trả lời: Điền tên quốc gia và khu vực bạn đã đến trong vòng hai năm qua, nếu chưa từng đi quốc gia nào thì có thể bỏ trống

Chữ ký (Signature): Đây là bước cuối cùng khi điền vào tờ khai, lưu ý rằng hãy ký đúng theo chữ ký trên hộ chiếu

Bước 3: Nộp lại tờ khai cho Hải Quan trong quá trình nhập cảnh

Sau khi hoàn thiện tờ khai nhập cảnh, bạn hãy nhanh chóng đến quầy hải quan, chuẩn bị sẵn hộ chiếu cùng tờ khai để chuẩn bị cho việc nhập cảnh.

2. Khai báo điện tử (e-Arrival Card)

Đây là lựa chọn thuận tiện và hiện đại, rất phù hợp với những khách du lịch Trung Quốc trẻ, có thói quen sử dụng smartphone, đặc biệt là những người đã cài đặt sẵn ứng dụng WeChat, một nền tảng phổ biến tại Trung Quốc. Hình thức khai báo điện tử này giúp du khách tiết kiệm đáng kể thời gian khi làm thủ tục nhập cảnh, giảm thiểu nguy cơ sai sót do viết tay và dễ dàng chỉnh sửa nếu cần. Bạn có thể thực hiện khai báo này ngay khi còn ở Việt Nam, trong vòng 24 giờ trước chuyến bay, hoặc tại sân bay Trung Quốc trước khi xếp hàng làm thủ tục nhập cảnh.

Khai báo điện tử không chỉ nhanh chóng mà còn thân thiện với môi trường, do không cần sử dụng bản in giấy. Mã QR được cấp sau khi hoàn tất khai báo có thể lưu trữ trực tiếp trên điện thoại hoặc chụp ảnh màn hình để tiện sử dụng khi không có internet. Đây là giải pháp được khuyến nghị sử dụng nếu bạn mong muốn có một quy trình nhập cảnh mượt mà và ít phải xếp hàng chờ đợi.

Sau đây là các bước chi tiết dành cho quá trình khai báo điện tử:

Bước 1: Mở ứng dụng WeChat

Bước 2: Tìm và truy cập dịch vụ “China Immigration Inspection” hoặc “e-Arrival Card”

Bước 3: Điền thông tin cá nhân như tờ khai giấy, Sau khi hoàn thành, hệ thống sẽ cấp mã QR khai báo

Bước 4: Lưu lại mã QR vào điện thoại để sử dụng khi cần thiết

Lưu ý rằng, với hình thức khai báo điện tử, mỗi mã QR sẽ chỉ có hiệu lực duy nhất trong ngày hôm đó và không thể tái sử dụng cho các lần nhập cảnh tiếp theo. Vì vậy, nếu bạn có kế hoạch nhập cảnh nhiều lần vào Trung Quốc trong thời gian ngắn, hãy chắc chắn rằng mình đã khai báo lại trước mỗi lần di chuyển. Ngoài ra, đối với những đoàn khách đi theo nhóm hoặc tour du lịch, việc thống nhất thực hiện khai báo đồng loạt, đồng thời và đúng thông tin sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian khi làm thủ tục tại sân bay, đồng thời giảm nguy cơ bị sai lệch thông tin giữa các thành viên trong đoàn.

IV. Những trường hợp nào được miễn khai báo nhập cảnh

Không phải mọi hành khách quốc tế khi đến du lịch Trung Quốc đều bắt buộc phải điền tờ khai nhập cảnh. Tùy thuộc vào tình trạng cư trú, quốc tịch và điểm đến, một số nhóm người có thể được miễn thủ tục này nhờ các hệ thống kiểm tra tự động tích hợp tại sân bay hoặc quy định đặc thù về nhập cảnh. Điều này không chỉ giúp rút ngắn thời gian làm thủ tục mà còn thể hiện sự linh hoạt trong chính sách quản lý xuất nhập cảnh của Trung Quốc. Sau đây là một số ít những trường hợp được miễn điền tờ khai khi nhập cảnh vào Trung Quốc

• Công dân Trung Quốc - Những người mang hộ chiếu phổ thông, hộ chiếu công vụ hoặc thẻ căn cước Trung Quốc hợp lệ.
• Người nước ngoài có thẻ cư trú dài hạn hoặc thẻ cư trú lao động, học tập do Trung Quốc cấp. Trong những trường hợp này, thông tin cá nhân đã được lưu trữ trên hệ thống quốc gia nên không cần khai lại.
• Hành khách nhập cảnh tại một số sân bay quốc tế lớn như Bắc Kinh, Thượng Hải, Quảng Châu – nơi đã áp dụng hệ thống nhận diện sinh trắc học kết hợp với cổng kiểm tra tự động (e-Gates). Những sân bay này có thể tự động quét hộ chiếu điện tử và đối chiếu thông tin trong vài giây.

Tuy nhiên, dù thuộc diện được miễn, bạn vẫn nên chủ động hỏi nhân viên sân bay hoặc nhân viên nhập cảnh để đảm bảo không có thay đổi về chính sách. Trong một số tình huống như có dịch bệnh hoặc yêu cầu kiểm tra bổ sung, bạn vẫn có thể phải thực hiện khai báo đầy đủ. Vì thế, luôn chuẩn bị sẵn thông tin cá nhân cần thiết sẽ giúp bạn chủ động trong mọi tình huống.

V. Tầm quan trọng của việc khai báo nhập cảnh Trung Quốc

Tờ khai nhập cảnh không đơn thuần là giấy tờ thủ tục mà nó còn là cơ sở để bạn được phép nhập cảnh, lưu trú và đảm bảo an ninh, y tế trong suốt thời gian có mặt tại Trung Quốc. Việc khai báo chính xác, trung thực giúp bạn tránh khỏi các rắc rối sau đây:

• Bị giữ lại kiểm tra bổ sung tại hải quan
• Chậm trễ chuyến đi hoặc lỡ hành trình
• Trong trường hợp dịch bệnh, khai sai có thể bị xử phạt hoặc trục xuất
• Ngoài ra, khai báo kỹ lưỡng sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong quá trình đăng ký lưu trú tại khách sạn, khai báo tạm trú nếu ở dài ngày.

Tờ khai nhập cảnh Trung Quốc là một bước nhỏ nhưng rất quan trọng trong hành trình của bạn. Đừng để sự thiếu chuẩn bị khiến chuyến đi bị gián đoạn hoặc gặp sự cố không đáng có. Hãy chuẩn bị sẵn mọi thông tin, chọn hình thức khai phù hợp và luôn kiểm tra kỹ trước khi đến cửa khẩu.

Nếu bạn tham gia tour du lịch Trung Quốc cùng Top Ten Travel, đội ngũ tư vấn sẽ hỗ trợ bạn từ A-Z để đảm bảo quá trình nhập cảnh diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng và an toàn. Chúc Bạn có một chuyến đi thuận lợi, đáng nhớ và trọn vẹn tại đất nước Trung Hoa rộng lớn!

Top Ten Travel